Conditions générales de vente et de service

ACTILUM RGB, S.L.

Note sur les délais

Sauf indication contraire expresse, tous les délais indiqués dans les présentes conditions générales de vente s’entendent comme des jours ouvrables.

1. Confirmation des commandes

Pour initier une commande auprès d’Actilum, le client peut nous contacter par le moyen qui lui convient le mieux (téléphone, email, réseaux sociaux, etc.). Toutefois, afin de pouvoir la confirmer et la traiter correctement, la commande doit toujours être passée par courrier électronique.

Une fois reçue, Actilum confirmera la réception de la commande dans un délai d’environ 24 heures ouvrables, mais cela n’implique pas encore l’acceptation définitive de la commande.

Dans certains cas, en raison de la complexité du produit ou de la solution demandée, un examen technique préalable peut être nécessaire, ce qui peut prolonger le délai de réponse jusqu’à un maximum de 96 heures ouvrables.

La plupart des produits d’Actilum étant fabriqués sur mesure et personnalisés, les délais de production et de livraison sont définis au cas par cas et sont toujours communiqués par écrit une fois la commande validée.

2. Offres et validité

Sauf indication contraire expresse, les offres émises par Actilum sont valables pendant 30 jours calendaires à compter de la date d’émission.

Passé ce délai, l’offre doit être revalidée avant d’être acceptée et peut faire l’objet d’une révision de prix, de délai ou de disponibilité.

3. Conditions de paiement

La première commande auprès d’Actilum doit être payée à l ‘avance par virement bancaire, selon les conditions indiquées dans l’offre correspondante.

Les commandes ultérieures peuvent bénéficier de délais de paiement de 30 jours, à condition qu’elles aient été préalablement approuvées par Actilum et que les antécédents de paiement du client soient corrects.

Les moyens de paiement suivants sont acceptés : virement bancaire, prélèvement automatique ou reçu SEPA, billet à ordre ou confirmation, sous réserve de validation par le service financier.

La facturation du matériel a lieu lorsque la commande est prête et disponible pour l’expédition ou l’enlèvement, ou dans les 24 heures ouvrables suivant cette disponibilité, quelle que soit la date effective de la livraison ou de l’enlèvement.

*Le paiement intégral à l’avance par virement bancaire est une condition sine qua non pour la conclusion de la première relation contractuelle avec Actilum. L’octroi d’un crédit commercial de 30 jours pour des transactions successives est laissé à la discrétion de l’entreprise, sous réserve de la validation positive du service financier et du maintien d’un historique de paiement irréprochable.

4. Annulations et frais

Les annulations de commandes doivent toujours être demandées par écrit. Les produits Actilum étant pour la plupart fabriqués sur commande, l’annulation d’une commande peut entraîner la facturation de frais déjà encourus en fonction de l’état d’avancement de la production au moment de la demande.

Critères généraux pour LUXPANEL et SMD :

• Production lancée et réalisée à plus de 50% : 100% du montant de la commande (hors transport) sera facturé. Le matériel reste à la disposition du client.
• Production lancée et avec un avancement égal ou inférieur à 50% : 50% du montant de la commande (hors transport) seront facturés. Le matériel reste à la disposition du client.

Exception – produit SMD standard réutilisable (références à rotation élevée sans configuration spéciale) : si la production est terminée et que le client ne souhaite pas recevoir le matériel, Actilum peut accepter l’annulation en appliquant des frais de 30 % du montant de la commande, à condition que le produit soit entièrement réutilisable.

Produits en stock (alimentations, contrôleurs, bandes LED sans manipulation) : L’annulation peut entraîner des frais de 10% du montant, pour la gestion administrative et le traitement du stock.

En cas d’annulation, les montants payés à l’avance seront ajustés en fonction de l’état réel de la commande à ce moment-là et pourront donner lieu à un montant à rembourser ou à un montant à payer selon les critères décrits dans la présente section. Lorsqu’une commande a déjà été expédiée et que le client demande son annulation ou son remboursement, cela est soumis à l’acceptation préalable d’Actilum. En cas d’acceptation, les critères décrits dans la présente section s’appliquent et les frais de transport liés au retour sont à la charge du client.

5. Modification des commandes

Toute modification d’une commande doit faire l’objet d’une demande écrite et est soumise à la validation préalable d’Actilum.

En fonction de l’état d’avancement de la commande, certaines modifications peuvent être acceptées sans impact significatif, tandis que d’autres peuvent impliquer des ajustements de prix, de délai ou de faisabilité technique.

Lorsqu’une modification implique une reprise totale ou partielle de la production ou n’est pas techniquement ou économiquement réalisable, Actilum peut traiter cette modification comme une annulation partielle ou totale de la commande, en appliquant les critères énoncés au point précédent.

Note sur les coûts financiers : Il est important de considérer que toute annulation, même pour du matériel standard en stock, entraîne une charge minimale de 10 %. De plus, si le matériel a déjà quitté nos locaux, l’acceptation du retour n’exempte pas le client de la responsabilité de la totalité des coûts logistiques générés.

6. Expédition et transport

Le transport est généralement effectué par des opérateurs logistiques externes. Pour les opérations d’exportation, le transport sera régi par l’Incoterm préalablement convenu entre les parties. En cas d’incident logistique, Actilum apportera son soutien dans la gestion de l’opérateur correspondant, sans assumer la responsabilité du service de transport ou des délais de livraison finaux.

Lorsque le client décide d’organiser l’enlèvement du matériel – que ce soit au moyen de son propre transport ou directement contracté par lui -, cet enlèvement doit être effectué dans les délais maximaux suivants à compter de la communication de la disponibilité de la commande :

• National / Union européenne :
  • Grumeaux : jusqu’à 72 heures.
  • Palettes : jusqu’à 96 heures.
• Exportations en dehors de l’Union européenne :
  • Grumeaux : jusqu’à 96 heures.
  • Palettes : jusqu’à 120 heures.

Après ces délais, Actilum peut appliquer des frais de stockage, équivalents à

• 20 € par jour et par forfait.
• 40 € par jour et par palette. *Dans les deux cas, à l’intérieur et à l’extérieur de l’Espagne.

Avis de facturation : Il est important de rappeler que le matériel est facturé au moment où la commande est disponible pour l’enlèvement, quel que soit le moment de l’enlèvement. Les pénalités pour retard d’enlèvement s’accumulent automatiquement dès que les délais de courtoisie indiqués sont dépassés, que les marchandises soient en transit ou en stock.

7. Délais et retards

En cas de retard dans la fabrication ou l’expédition de la commande, Actilum informera le client dès qu’elle aura connaissance de l’incident.

Lorsque le retard est dû à des causes internes, Actilum informe le client au moins 24 heures à l’avance de la date d’expédition prévue, en communiquant la nouvelle date estimée.

Lorsque le retard est dû à des causes externes à Actilum (transport, douane, force majeure ou autres circonstances externes), Actilum apportera son soutien dans les démarches auprès de l’opérateur correspondant.

8. Réception, incidents et RMA

Les problèmes visibles au moment de la livraison, tels que des dommages sur l’emballage, des chocs, des articles manquants ou des détériorations manifestes de la marchandise, doivent être signalés par e-mail dans un délai maximal de 7 jours à compter de la réception, en joignant des photos. Lorsque le dommage est visible au moment de la livraison, il est recommandé de le signaler par écrit sur le bon de réception du transporteur.

Les problèmes constatés ultérieurement lors du déballage, de la vérification initiale ou de l’installation du produit doivent être signalés dans un délai maximal de 14 jours à compter de la réception, accompagnés de photos, de vidéos et de toute autre information nécessaire à leur évaluation.

Les défauts ou pannes qui ne peuvent raisonnablement être détectés lors de ces contrôles initiaux et qui apparaissent ultérieurement seront traités conformément à la procédure de garantie prévue au paragraphe 9, à condition qu’ils surviennent pendant la période de garantie applicable.

Actilum confirmera la réception du signalement dans un délai maximal de 48 heures ouvrables et vous indiquera la marche à suivre. Si nécessaire, la société pourra vous demander des informations complémentaires ou vous demander de renvoyer le produit via la procédure RMA (Return Merchandise Authorization) afin de déterminer l’origine du problème.

Le produit faisant l’objet de la réclamation devra être conservé jusqu’à ce qu’Actilum ait achevé son évaluation ou ait expressément autorisé son élimination. Si le produit est mis au rebut, détruit, altéré ou n’est pas disponible pour examen, et que cela empêche de déterminer la cause du problème, Actilum pourra refuser de valider la réclamation au titre de la garantie.

Une fois l’évaluation terminée, Actilum communiquera par écrit au client les conclusions de l’examen et la décision qui s’applique.

9. Garantie et assistance après-vente

La garantie commerciale destinée aux clients professionnels est valable 24 mois et couvre les défauts de fabrication, y compris ceux qui apparaissent après l’expiration des délais de vérification initiale fixés au paragraphe 8, à condition que leur origine soit imputable au produit fourni par Actilum et que les conditions d’utilisation, d’installation et de fonctionnement indiquées dans la documentation technique correspondante aient été respectées.

Les demandes de garantie doivent être traitées par le commercial en charge de la commande, qui se chargera de coordonner en interne l’évaluation avec les services concernés.

Toute découpe, modification, intégration ou manipulation du produit qui ne serait pas expressément prévue dans sa documentation technique doit faire l’objet d’une consultation préalable auprès d’Actilum.

La modification ou l’intégration d’un produit n’entraînera pas en soi la perte automatique de la garantie. Toutefois, seront exclues les incidents pour lesquels, après évaluation technique, il serait établi que le dommage ou la panne est lié, en tout ou en partie, à une modification, une installation, une intégration, une manipulation ou un condition d’utilisation non autorisée ou non conforme aux spécifications d’Actilum.

Si l’évaluation conclut que l’origine du problème est imputable au produit fourni par Actilum, la garantie correspondante sera appliquée sous forme de réparation, de remplacement ou de toute autre solution technique jugée appropriée.

Actilum ne fournit pas de composants individuels issus de produits finis, sauf accord ou autorisation expresse.

10. Force majeure

Sont considérées comme cas de force majeure les circonstances indépendantes de la volonté d’Actilum et du client qui empêchent ou retardent, en tout ou en partie, l’exécution de la commande, y compris, mais sans s’y limiter, les événements météorologiques extrêmes, la défaillance des infrastructures ou des fournitures essentielles, les interruptions des systèmes de transport ou les situations sanitaires exceptionnelles ou la guerre.

En cas de situation de force majeure affectant la commande, Actilum en informera le client dans les meilleurs délais. Du fait d’une telle situation, les délais de fabrication, d’expédition ou de livraison peuvent être retardés, suspendus ou prolongés tant que la cause persiste, sans que cela n’ouvre droit à une quelconque pénalité, compensation ou indemnisation.

11. Limite de responsabilité

Actilum ne sera responsable que des produits qu’elle fabrique et fournit, sa responsabilité financière étant limitée, sauf disposition légale impérative contraire, au **montant net de la commande ou de la facture concernée**.

Actilum décline toute responsabilité en cas de manque à gagner, de perte d’activité, de pénalités contractuelles infligées par des tiers, ainsi qu’en cas de dommages indirects ou de préjudices résultant de circonstances indépendantes de la fourniture effectuée.

L’existence de modifications, d’ajouts ou d’altérations ultérieures apportées au produit **n’entraînera pas automatiquement l’exclusion de responsabilité**. La prise en charge de chaque incident sera déterminée conformément aux conclusions de l’évaluation technique et aux critères définis dans les sections **Réception, incidents et RMA** et **Garantie et service après-vente**.

12. Protection des données

ACTILUM RGB, S.L., en tant que responsable du traitement, vous informe que, conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679, du 27 avril (RGPD), et de la loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques (LOPDGDD), nous traiterons vos données personnelles conformément aux dispositions de notre politique de confidentialité.

Cette politique décrit comment nous collectons vos données personnelles, à quelles fins elles sont utilisées, avec qui elles sont partagées, comment elles sont protégées et quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données.

Cette politique s’applique au traitement des données personnelles collectées par l’entreprise pour la fourniture de ses services.

L’intégralité de la politique de confidentialité est disponible à l’adresse suivante :
https://hetzner.actilum.com/politica-privacidad/

13. Changements dans les conditions et les produits

Actilum se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier à tout moment ses conditions générales de vente, en appliquant la version actuelle publiée sur ses canaux officiels, sans qu’il soit nécessaire de communiquer individuellement avec le client. Actilum peut également modifier, améliorer, mettre à jour ou arrêter des produits sans communication individuelle préalable, ces changements étant reflétés sur le site web ou dans la documentation en vigueur.

Note : Il incombe au client de consulter la version actuelle publiée sur les canaux officiels d’Actilum avant de passer chaque commande. La passation d’une commande implique l’acceptation automatique des conditions et des spécifications techniques publiées à ce moment-là, qui peuvent varier sans avis personnel préalable.

14. Compétence et acceptation

La passation d’une commande par le client professionnel implique l’acceptation totale et inconditionnelle des présentes conditions générales de vente. Le présent contrat est régi dans tous ses termes par la loi espagnole.

Note sur la juridiction : Pour la résolution de toute controverse, conflit ou réclamation pouvant survenir en relation avec l’interprétation, le respect ou l’exécution des présentes conditions, les deux parties se soumettent expressément à la juridiction et à la compétence exclusives des cours et tribunaux de la ville de Barcelone, en renonçant à toute autre juridiction qui pourrait leur correspondre.

15. Engagement de stock exclusif / engagement d’achat

Dans les cas où le client demande des produits sur mesure, des solutions exclusives ou des configurations en dehors du standard habituel, et/ou nécessitant des fournitures spécifiques, des minima fournisseurs ou la réservation dédiée de ressources par Actilum – y compris la production ou la fabrication de volumes plus importants que d’habitude – Actilum peut exiger un engagement d’achat de la part du client, qui doit être formalisé par écrit.

Cet engagement peut impliquer, en fonction de l’ampleur du projet et du risque économique assumé par Actilum, le paiement d’une avance, la couverture des besoins minimaux par les fournisseurs, la prise en charge des frais du bureau technique et/ou la formalisation de conditions spécifiques pour le projet.